Zabezpieczenie wizytówki Google sprowadza się do trzech rzeczy: kontroli nad kontem Google, na którym stoi profil, świadomej listy osób z dostępem i właściwych ról nadanych każdej z nich. Firmy tracą profile prawie zawsze w ten sam sposób, i nie jest to włamanie. Dostęp zostaje przy kimś, kto dawno przestał z firmą pracować, albo profil od początku stoi na prywatnym koncie osoby, która akurat była pod ręką, gdy trzeba go było założyć.
To rozróżnienie jest ważne, bo prowadzi do zupełnie innych działań niż te, o których zwykle się myśli. Nie chodzi o hasła i programy antywirusowe, tylko o porządek administracyjny: kto jest właścicielem, kto menedżerem, czyje konto to w ogóle jest i co się stanie, gdy ta osoba odejdzie z firmy. Poniżej przechodzimy przez to po kolei, od sprawdzenia stanu obecnego do sytuacji, w której profil już przejęto.
Kto realnie może przejąć wizytówkę Google
Realne ryzyko ma trzy źródła i żadne z nich nie wygląda jak atak hakerski. Pierwsze to były pracownik, który zakładał profil na swoje konto Google i nadal jest jego właścicielem głównym. Drugie to agencja lub freelancer, którym kiedyś nadano rolę właściciela zamiast menedżera i nikt tego nie cofnął po zakończeniu współpracy. Trzecie to utrata dostępu do samego konta Google, na którym profil stoi, najczęściej po odejściu osoby, która znała hasło.
Jest też czwarty scenariusz, rzadszy, ale najbardziej dotkliwy: ktoś obcy zgłasza roszczenie do Twojej firmy przez formularz Google i przejmuje profil, bo firma nie zareagowała na wiadomość z prośbą o potwierdzenie. Google wysyła takie powiadomienie na adres właściciela. Jeśli ten adres należy do kogoś, kto nie pracuje już w firmie, wiadomość po prostu nie dociera do nikogo zainteresowanego.
Jak sprawdzić, kto ma dostęp do wizytówki Google
Zaloguj się na konto, z którego zarządzasz profilem, otwórz panel firmy i wejdź w sekcję z użytkownikami. Zobaczysz tam pełną listę osób z dostępem razem z ich rolami i adresami e-mail. To jedyne miarodajne źródło, bo pamięć i dokumentacja wewnętrzna w firmach prawie zawsze rozjeżdżają się z rzeczywistością.
Przejrzyj tę listę pozycja po pozycji i przy każdej odpowiedz na dwa pytania: czy ta osoba nadal współpracuje z firmą i czy jej rola odpowiada temu, co faktycznie robi. W praktyce większość firm robiących ten przegląd pierwszy raz znajduje co najmniej jeden dostęp, którego istnienia nie była świadoma. Zwróć szczególną uwagę na to, kto jest oznaczony jako właściciel główny, bo to jedyna rola, której nie da się usunąć z zewnątrz.
Które role komu nadawać
Google przewiduje przy pojedynczym profilu dwie role: właściciela i menedżera. Różnica sprowadza się do trzech uprawnień i to na nich opiera się całe zabezpieczenie profilu.
| Uprawnienie | Właściciel | Menedżer | Dlaczego to ważne |
|---|---|---|---|
| Edycja danych, opinie, posty, zdjęcia | Tak | Tak | Do codziennej pracy nad profilem wystarcza rola menedżera |
| Dodawanie i usuwanie użytkowników | Tak | Nie | Tylko właściciel może odebrać komuś dostęp |
| Usunięcie profilu firmy | Tak | Nie | Rola właściciela u osoby z zewnątrz to realne ryzyko |
| Przekazanie uprawnień właściciela głównego | Tak | Nie | Decyduje o tym, kto ostatecznie kontroluje profil |
Wniosek jest prosty i wart wdrożenia od razu: agencji, freelancerowi i pracownikowi nadaje się rolę menedżera, nigdy właściciela. Menedżer zrobi całą pracę nad profilem, ale nikomu nie odbierze dostępu i niczego nie usunie. Właścicielem głównym powinna być osoba trwale związana z firmą, najlepiej właściciel firmy albo ktoś z zarządu.
Szczegółowy opis obu ról, razem z tym, jak wyglądają na poziomie grupy firmowej przy wielu lokalizacjach, znajdziesz na stronie o menedżerze profilu firmy Google.
Jak nadawać prawa do wizytówki Google
W panelu firmy wybierz sekcję użytkowników, kliknij dodanie osoby, wpisz jej adres e-mail powiązany z kontem Google i wskaż rolę. Zaproszenie trafia na ten adres i dostęp zaczyna działać dopiero po jego przyjęciu. Nie da się nadać dostępu komuś, kto nie ma konta Google.
Pamiętaj o siedmiodniowym okresie ograniczeń. Nowo dodany właściciel lub menedżer przez pierwsze siedem dni nie może wykonać części czynności, w tym usunąć profilu ani przekazać uprawnień właściciela głównego. To zabezpieczenie działa na Twoją korzyść, bo daje czas na reakcję, gdyby dostęp trafił nie do tej osoby.
Zabezpiecz konto Google, a nie tylko profil
Profil firmy jest tylko tak bezpieczny, jak konto Google, na którym stoi. Jeśli ktoś przejmie to konto, role w panelu nie mają już znaczenia. Dlatego na koncie właściciela głównego włącz weryfikację dwuetapową, ustaw aktualny numer telefonu i zapasowy adres e-mail do odzyskiwania oraz sprawdź w ustawieniach konta listę urządzeń z aktywnym logowaniem.
Osobno warto sprawdzić, czy adres e-mail właściciela głównego jest adresem, który ktoś w firmie realnie czyta. To ten adres dostaje powiadomienia o roszczeniach do profilu, o zawieszeniu i o zmianach zgłoszonych przez użytkowników. Skrzynka byłego pracownika, do której nikt nie zagląda, jest w tym miejscu równie groźna co brak zabezpieczeń.
Co zrobić, gdy dostęp ma były pracownik lub dawna agencja
Jeśli ta osoba ma rolę menedżera, sprawa jest prosta: jako właściciel usuwasz ją z listy użytkowników i dostęp znika natychmiast. Jeśli ma rolę właściciela, też możesz ją usunąć, o ile Ty jesteś właścicielem głównym. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy to ona jest właścicielem głównym, bo wtedy z panelu nic nie zrobisz i pozostaje prośba o przekazanie uprawnień albo formalne przejęcie profilu.
Przy współpracy z firmą zewnętrzną warto ustalić na piśmie zakres dostępu i moment jego wygaśnięcia jeszcze przed nadaniem roli. Takie ustalenie zajmuje kilka zdań w umowie i można je dziś podpisać elektronicznie w kilka minut, a oszczędza miesięcy korespondencji, gdy współpraca kończy się w gorszej atmosferze.
Czy ktoś może przejąć wizytówkę Google bez Twojej zgody
Może zgłosić do niej roszczenie, ale nie przejmie jej po cichu. Google powiadamia dotychczasowego właściciela o takim zgłoszeniu i daje czas na sprzeciw. Profil zmienia właściciela dopiero wtedy, gdy nikt nie odpowie albo gdy zgłaszający udowodni związek z firmą. Dlatego aktualny, czytany adres e-mail właściciela głównego jest ważniejszym zabezpieczeniem niż jakiekolwiek hasło.
Przegląd, który warto robić raz na kwartał
Zabezpieczenie profilu nie jest czynnością jednorazową, bo firma się zmienia: ludzie odchodzą, agencje się wymieniają, dochodzą nowe lokalizacje. Raz na kwartał przejdź przez cztery punkty: lista użytkowników i ich role, kto jest właścicielem głównym, czy jego adres e-mail jest czytany oraz czy na koncie działa weryfikacja dwuetapowa. Cały przegląd zajmuje kwadrans.
Przy okazji sprawdź, czy w Mapach nie pojawił się drugi profil Twojej firmy, bo duplikat bywa pierwszym krokiem do rozjechania się danych i późniejszych kłopotów z dostępem. Jak go rozpoznać i zgłosić, opisuje tekst o duplikacie wizytówki Google.
Jeśli profil już został przejęty
Wtedy porządkowanie ról nic nie da i potrzebna jest inna procedura. Google przewiduje ścieżkę zgłoszenia roszczenia do profilu, którym zarządza ktoś inny, razem z okresem oczekiwania na odpowiedź dotychczasowego właściciela. Cały przebieg, razem z tym, co zrobić, gdy nie ma odpowiedzi, opisuje osobna instrukcja o tym, jak przejąć wizytówkę Google. Jeśli natomiast problemem nie jest inny właściciel, tylko utracony dostęp do własnego konta, właściwą ścieżkę opisuje tekst o tym, jak odzyskać dostęp do wizytówki Google.
Gdy dostęp już przepadł, zamiast zabezpieczania potrzebna jest procedura odzyskania, a właściwy wariant wskazuje strona o tym, jak odzyskać dostęp do wizytówki Google. Niezależnie od tego, którą ścieżką idziesz, warto równolegle sprawdzić, na której pozycji w Mapach stoi dziś Twoja firma. Przejęty albo zaniedbany profil zwykle traci widoczność stopniowo, a bez pomiaru zauważa się to dopiero po spadku liczby telefonów. Jak to zmierzyć, opisuje strona o monitoringu pozycji wizytówki w Mapach.